Herramientas de colaboración en línea son aplicaciones que permiten a los miembros del equipo comunicarse y trabajar juntos para lograr sus objetivos sin necesidad de estar en el mismo lugar al mismo tiempo. Esas herramientas pueden incluir software de almacenamiento en la nube como Dropbox, software de videoconferencia como Zoom, software de gestión de proyectos como Asana, software de edición de texto que permite a los usuarios trabajar en el mismo documento juntos como Goolge Docs, etc. Algunos programas solo proporcionan una función, mientras que otros (como Google Workspace o Microsoft 365) ofrecen un conjunto completo de herramientas en línea para la comunicación y la colaboración.
La colaboración en línea brinda a las organizaciones la oportunidad de lograr una comunicación óptima entre los miembros del equipo a pesar de que no estén ubicados en la misma ubicación. Los miembros de un equipo pueden comunicarse a través de chats instantáneos o videollamadas, compartir pantallas, compartir documentos y trabajar juntos en ellos en tiempo real, etc.
El software de colaboración en línea se puede dividir en varios tipos:
- Software de almacenamiento en la nube permite que los datos se almacenen de forma remota y los miembros del equipo no tienen que estar físicamente en sus oficinas para poder acceder a ellos.
- Software de sincronización de documentos permite a los usuarios trabajar juntos en los mismos documentos, simultáneamente o no, mientras acceden a los documentos desde diferentes dispositivos.
- Software de mensajería instantánea permite a los usuarios comunicarse, discutir sus proyectos y compartir ideas al instante a través de texto.
- Software de videoconferencia permite a los miembros del equipo hablar "cara a cara" y realizar reuniones de equipo en línea.
- Software de pizarra sirve como un reemplazo digital de una pizarra "real" y permite que las personas se comuniquen compartiendo texto, gráficos y dibujos.
- Software de gestión de proyectos permite que se las arregle para establecer metas para sus equipos, asignar tareas, programar reuniones, etc.