Strumenti di collaborazione online sono applicazioni che consentono ai membri del team di comunicare e lavorare insieme per raggiungere i propri obiettivi senza la necessità di trovarsi nello stesso posto allo stesso tempo. Questi strumenti possono includere software di archiviazione cloud come Dropbox, software di videoconferenza come Zoom, software di gestione dei progetti come Asana, software di editor di testo che consente agli utenti di lavorare insieme sullo stesso documento come Goolge Docs, ecc. Alcuni programmi forniscono solo una funzione, mentre altri (come Google Workspace o Microsoft 365) offrono un intero set di strumenti online per la comunicazione e la collaborazione.
La collaborazione online offre alle organizzazioni l'opportunità di ottenere una comunicazione ottimale tra i membri del team nonostante non si trovino nella stessa posizione. I membri di un team sono in grado di comunicare tramite chat istantanee o videochiamate, condividere schermate, condividere documenti e lavorare insieme in tempo reale, ecc.
Il software di collaborazione online può essere suddiviso in diversi tipi:
- Software di archiviazione cloud consente di archiviare i dati in remoto e i membri del team non devono essere fisicamente nei loro uffici per potervi accedere.
- Software di sincronizzazione dei documenti consente agli utenti di lavorare insieme sugli stessi documenti, contemporaneamente o meno, mentre accedono ai documenti da dispositivi diversi.
- Software di messaggistica istantanea consente agli utenti di comunicare, discutere i propri progetti e condividere idee istantaneamente tramite testo.
- Software di videoconferenza consente ai membri del team di parlare "faccia a faccia" e di svolgere riunioni di team online.
- Software per lavagna funge da sostituto digitale di una lavagna "reale" e consente alle persone di comunicare condividendo testo, grafica e disegni.
- Software di gestione del progetto consente di stabilire obiettivi per i propri team, assegnare compiti, pianificare riunioni, ecc.