Online samenwerkingshulpmiddelen zijn applicaties waarmee teamleden kunnen communiceren en samenwerken om hun doelen te bereiken zonder dat ze tegelijkertijd op dezelfde plek hoeven te zijn. Die tools kunnen cloudopslagsoftware zoals Dropbox, videoconferentiesoftware zoals Zoom, projectbeheersoftware zoals Asana, teksteditorsoftware waarmee gebruikers samen aan hetzelfde document kunnen werken, zoals Goolge Docs, enz. omvatten. Sommige programma's bieden slechts één functie, terwijl andere (zoals Google Workspace of Microsoft 365) bieden een hele reeks online tools voor communicatie en samenwerking.
Online samenwerken biedt organisaties de mogelijkheid om optimale communicatie tussen teamleden te realiseren, ook al bevinden ze zich niet op dezelfde locatie. Leden van een team kunnen communiceren via directe chats of videogesprekken, schermen delen, documenten delen en er in realtime samen aan werken, enz.
Online samenwerkingssoftware kan worden onderverdeeld in verschillende typen:
- Software voor cloudopslag maakt het mogelijk gegevens op afstand op te slaan en teamleden hoeven niet fysiek in hun kantoor te zijn om er toegang toe te hebben.
- Documentsynchronisatiesoftware laat gebruikers samen aan dezelfde documenten werken, al dan niet gelijktijdig, terwijl ze de documenten vanaf verschillende apparaten openen.
- Instant messaging-software stelt gebruikers in staat om direct via tekst te communiceren, hun projecten te bespreken en ideeën te delen.
- Software voor videoconferenties laat teamleden "face-to-face" praten en teamvergaderingen online houden.
- Whiteboard-software dient als een digitale vervanging van een "echt" whiteboard en stelt mensen in staat te communiceren door tekst, afbeeldingen en tekeningen te delen.
- Project management software stelt managers in staat om doelen voor hun teams te stellen, taken toe te wijzen, vergaderingen te plannen, enz.