Ferramentas de colaboração online são aplicativos que permitem que os membros da equipe se comuniquem e trabalhem juntos para atingir seus objetivos sem a necessidade de estar no mesmo lugar ao mesmo tempo. Essas ferramentas podem incluir software de armazenamento em nuvem como o Dropbox, software de videoconferência como o Zoom, software de gerenciamento de projetos como o Asana, software editor de texto que permite aos usuários trabalhar no mesmo documento juntos, como o Goolge Docs, etc. Alguns programas oferecem apenas uma função, enquanto outros (como Google Workspace ou Microsoft 365) oferecem um conjunto completo de ferramentas online para comunicação e colaboração.
A colaboração online oferece às organizações uma oportunidade de alcançar a comunicação ideal entre os membros da equipe, apesar de não estarem localizados no mesmo local. Os membros de uma equipe podem se comunicar por meio de bate-papos instantâneos ou videochamadas, compartilhar telas, compartilhe documentos e trabalhe neles em tempo real, etc.
O software de colaboração online pode ser dividido em vários tipos:
- Software de armazenamento em nuvem permite que os dados sejam armazenados remotamente, e os membros da equipe não precisam estar fisicamente em seus escritórios para ter acesso a ele.
- Software de sincronização de documentos permite que os usuários trabalhem nos mesmos documentos juntos, simultaneamente ou não, ao acessar os documentos de diferentes dispositivos.
- Software de mensagens instantâneas permite que os usuários se comuniquem, discutir seus projetos e compartilhar ideias instantaneamente por texto.
- Software de videoconferência permite que os membros da equipe conversem "cara a cara" e realizem reuniões de equipe online.
- Software de quadro branco serve como um substituto digital de um quadro branco "real" e permite que as pessoas se comuniquem compartilhando texto, gráficos e desenhos.
- Software de gerenciamento de projetos permite que ele defina metas para suas equipes, atribuir tarefas, agendar reuniões, etc.