Ferramentas de colaboração online são aplicativos que permitem que os membros da equipe se comuniquem e trabalhem juntos para atingir seus objetivos sem a necessidade de estar no mesmo lugar ao mesmo tempo. Essas ferramentas podem incluir software de armazenamento em nuvem como Dropbox, software de videoconferência como Zoom, software de gerenciamento de projeto como Asana, software editor de texto que permite aos usuários trabalhar no mesmo documento juntos como Goolge Docs, etc. Alguns programas fornecem apenas uma função, enquanto outros (como o Google Workspace ou Microsoft 365) oferece um conjunto completo de ferramentas online para comunicação e colaboração.
A colaboração online oferece às organizações a oportunidade de alcançar a comunicação ideal entre os membros da equipe, apesar de eles não estarem localizados no mesmo local. Os membros de uma equipe podem se comunicar por meio de bate-papos instantâneos ou videochamadas, compartilhar telas, compartilhar documentos e trabalhar neles juntos em tempo real etc.
O software de colaboração online pode ser dividido em vários tipos:
- Software de armazenamento em nuvem permite que os dados sejam armazenados remotamente e os membros da equipe não precisam estar fisicamente em seus escritórios para acessá-los.
- Software de sincronização de documentos permite que os usuários trabalhem nos mesmos documentos juntos, simultaneamente ou não, enquanto acessam os documentos de diferentes dispositivos.
- Software de mensagens instantâneas permite que os usuários se comuniquem, discutam seus projetos e compartilhem ideias instantaneamente por meio de texto.
- Software de videoconferência permite que os membros da equipe conversem “cara a cara” e realizem reuniões de equipe online.
- Software de quadro branco serve como um substituto digital de um quadro branco “real” e permite que as pessoas se comuniquem por meio do compartilhamento de textos, gráficos e desenhos.
- Software de gerenciamento de projetos permite que gerencia definir metas para suas equipes, atribuir tarefas, agendar reuniões, etc.